Office Manager
ਉਹ ਮਜ਼ਬੂਤ ਹੱਥ ਜਿਸ ਉੱਤੇ ਟੀਮ ਟਿਕਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਜਿਸ ਉੱਤੇ ਡਾਕਟਰ ਭਰੋਸਾ ਕਰਦਾ ਹੈ।
Kids2Dentist ਨੂੰ ਇੱਕ ਤਜਰਬੇਕਾਰ, ਸੁਚੱਜੇ ਅਤੇ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਪਹਿਲ ਦੇਣ ਵਾਲੇ ਆਫ਼ਿਸ ਮੈਨੇਜਰ (Office Manager) ਦੀ ਤਲਾਸ਼ ਹੈ ਜੋ ਸਾਡੇ ਬੱਚਿਆਂ ਦੇ ਡੈਂਟਲ ਦਫ਼ਤਰਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਦੇ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਕੰਮਕਾਜ ਦੀ ਅਗਵਾਈ ਕਰੇ। ਇਹ ਉਹ ਭੂਮਿਕਾ ਹੈ ਜੋ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਨੂੰ ਜੋੜ ਕੇ ਰੱਖਦੀ ਹੈ: ਸ਼ਡਿਊਲ, ਟੀਮ, ਫਰੰਟ ਡੈਸਕ, ਅੰਕੜੇ, ਅਤੇ ਮਰੀਜ਼ ਦਾ ਤਜਰਬਾ। ਸਾਨੂੰ ਅਜਿਹੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਜੋ ਤਿੰਨ ਕਦਮ ਅੱਗੇ ਸੋਚੇ, ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਵੱਡੀਆਂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਹੱਲ ਕਰੇ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਰੁੱਝੀ ਹੋਈ ਟੀਮ ਦੀ ਅਗਵਾਈ ਨਿੱਘ ਅਤੇ ਜਵਾਬਦੇਹੀ ਦੋਵਾਂ ਨਾਲ ਕਰੇ।
ਇਸ ਭੂਮਿਕਾ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਦਿਨ
ਦਫ਼ਤਰ ਖੁੱਲ੍ਹਣ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਬੰਦ ਹੋਣ ਤੱਕ ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਨੂੰ ਚਲਾਉਂਦੇ ਹੋ। ਤੁਸੀਂ ਫਰੰਟ ਆਫ਼ਿਸ ਅਤੇ ਬੈਕ ਆਫ਼ਿਸ (front office, back office) ਟੀਮਾਂ ਦੀ ਅਗਵਾਈ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਸ਼ਡਿਊਲ ਨੂੰ ਭਰਿਆ ਅਤੇ ਸੁਚਾਰੂ ਰੱਖਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਦਿਨ ਵਿੱਚ ਜਿੱਥੇ ਵੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਉੱਥੇ ਹੱਥ ਵਟਾਉਂਦੇ ਹੋ। ਤੁਸੀਂ ਸਟਾਫ਼ ਦੀਆਂ ਹਾਜ਼ਰੀ ਐਂਟਰੀਆਂ (time punches) ਦੀ ਜਾਂਚ ਅਤੇ ਸੁਧਾਈ ਕਰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਜੋ ਤਨਖ਼ਾਹ (payroll) ਸਹੀ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਹੋਵੇ, ਖਾਣੇ ਅਤੇ ਆਰਾਮ ਦੀਆਂ ਛੁੱਟੀਆਂ (meal and rest breaks) ਦੇ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਉੱਤੇ ਨਜ਼ਰ ਰੱਖਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ ਕਿ ਟੀਮ ਦੇ ਹਰ ਮੈਂਬਰ ਨੂੰ ਸਹਾਇਤਾ ਮਿਲੇ ਅਤੇ ਹਰ ਕੋਈ ਜਵਾਬਦੇਹ ਹੋਵੇ। ਤੁਸੀਂ ਸਾਡੀ ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਟੀਮ ਨਾਲ ਮਿਲ ਕੇ ਨਵੇਂ ਸਟਾਫ਼ ਦੀ ਸ਼ਮੂਲੀਅਤ (onboarding), ਲਾਭਾਂ ਵਿੱਚ ਦਾਖ਼ਲੇ (benefits enrollment) ਅਤੇ HR ਦੇ ਕਾਗਜ਼ੀ ਕੰਮ ਦਾ ਤਾਲਮੇਲ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਤੁਸੀਂ ਅੰਕੜਿਆਂ ਉੱਤੇ ਨਜ਼ਰ ਰੱਖਦੇ ਹੋ, ਮਰੀਜ਼ਾਂ ਅਤੇ ਮਾਪਿਆਂ ਨੂੰ ਖੁਸ਼ ਰੱਖਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਕੁਝ ਵਿਗੜ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਸ ਨੂੰ ਠੀਕ ਤੁਸੀਂ ਹੀ ਕਰਦੇ ਹੋ।
ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਕਰੋਗੇ
- ਦਫ਼ਤਰ ਦੇ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਕੰਮਕਾਜ ਦੀ ਅਗਵਾਈ ਅਤੇ ਨਿਗਰਾਨੀ ਕਰਨਾ: ਫਰੰਟ ਡੈਸਕ, ਕਲੀਨਿਕਲ ਸਹਾਇਤਾ, ਅਤੇ ਮਰੀਜ਼ਾਂ ਦਾ ਆਉਣਾ-ਜਾਣਾ।
- ਸਟਾਫ਼ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ, ਮਾਰਗਦਰਸ਼ਨ (coaching) ਅਤੇ ਸ਼ਡਿਊਲ ਬਣਾਉਣਾ; ਟੀਮ ਵਿੱਚ ਸਕਾਰਾਤਮਕ ਅਤੇ ਜਵਾਬਦੇਹ ਸੱਭਿਆਚਾਰ ਬਣਾਉਣਾ।
- ਤਨਖ਼ਾਹ ਦੀਆਂ ਆਖਰੀ ਤਰੀਕਾਂ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹਾਜ਼ਰੀ ਐਂਟਰੀਆਂ (time punches) ਦੀ ਜਾਂਚ ਅਤੇ ਸੁਧਾਈ ਕਰਨਾ, ਅਤੇ ਖਾਣੇ ਅਤੇ ਆਰਾਮ ਦੀਆਂ ਛੁੱਟੀਆਂ ਦੇ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ।
- ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਸ਼ਡਿਊਲ ਦੀ ਪੂਰੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਲੈਣਾ: ਰੱਦ ਹੋਣ ਵਾਲੀਆਂ ਅਤੇ ਮੁੜ-ਤੈਅ ਹੋਣ ਵਾਲੀਆਂ ਅਪੌਇੰਟਮੈਂਟਾਂ ਸੰਭਾਲਣਾ, ਅਤੇ ਡਾਕਟਰਾਂ ਦੇ ਸਮੇਂ ਦੀ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ।
- ਚੈੱਕ-ਇਨ ਤੋਂ ਚੈੱਕ-ਆਊਟ ਤੱਕ ਮਰੀਜ਼ ਦੇ ਤਜਰਬੇ ਦੀ ਨਿਗਰਾਨੀ ਕਰਨਾ, ਅਤੇ ਚਿੰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਹੱਲ ਕਰਨਾ।
- ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਟੀਮ ਨਾਲ ਮਿਲ ਕੇ ਨਵੇਂ ਸਟਾਫ਼ ਦੀ ਸ਼ਮੂਲੀਅਤ, ਕ੍ਰੈਡੈਂਸ਼ਲਾਂ ਅਤੇ ਲਾਇਸੈਂਸਾਂ ਦੀ ਨਿਗਰਾਨੀ, ਅਤੇ HR ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਦਾ ਤਾਲਮੇਲ ਕਰਨਾ।
- ਬੀਮੇ ਦੀ ਤਸਦੀਕ (insurance verification), ਬਿਲਿੰਗ ਦੇ ਕੰਮ, ਵਸੂਲੀ (collections), ਅਤੇ ਦਿਨ ਦੇ ਅੰਤ ਦੇ ਹਿਸਾਬ-ਮਿਲਾਨ (end-of-day reconciliation) ਦੀ ਨਿਗਰਾਨੀ ਕਰਨਾ।
- ਸਪਲਾਈਆਂ, ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ (vendors) ਅਤੇ ਦਫ਼ਤਰ ਦੀ ਇਮਾਰਤ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਨਾ।
- HIPAA, OSHA, ਅਤੇ ਕੈਲੀਫੋਰਨੀਆ ਦੇ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਅਤੇ ਡੈਂਟਲ ਪ੍ਰੈਕਟਿਸ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਾਇਮ ਰੱਖਣਾ।
ਯੋਗਤਾਵਾਂ
- ਡੈਂਟਲ ਆਫ਼ਿਸ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਜਾਂ ਡੈਂਟਲ ਫਰੰਟ ਆਫ਼ਿਸ ਦਾ ਪਹਿਲਾਂ ਦਾ ਤਜਰਬਾ; ਬੱਚਿਆਂ ਦੀ ਪ੍ਰੈਕਟਿਸ ਦਾ ਤਜਰਬਾ ਇੱਕ ਵੱਡੀ ਵਾਧੂ ਖੂਬੀ ਹੈ।
- ਸਾਬਤ ਲੀਡਰਸ਼ਿਪ: ਭਰਤੀ ਕਰਨਾ, ਮਾਰਗਦਰਸ਼ਨ ਕਰਨਾ, ਸ਼ਡਿਊਲ ਬਣਾਉਣਾ, ਅਤੇ ਟੀਮ ਨੂੰ ਜਵਾਬਦੇਹ ਬਣਾਉਣਾ।
- ਡੈਂਟਲ ਸ਼ਡਿਊਲਿੰਗ ਅਤੇ ਪ੍ਰੈਕਟਿਸ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਸੌਫਟਵੇਅਰ, ਬੀਮੇ ਅਤੇ ਬਿਲਿੰਗ ਉੱਤੇ ਮਜ਼ਬੂਤ ਪਕੜ।
- ਹਾਜ਼ਰੀ ਅਤੇ ਤਨਖ਼ਾਹ ਦੀ ਜਾਂਚ, HR ਦੇ ਕਾਗਜ਼ੀ ਕੰਮ ਅਤੇ ਨਿਯਮ-ਪਾਲਣਾ ਦੀਆਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਵਿੱਚ ਸਹਿਜਤਾ।
- ਦਬਾਅ ਹੇਠ ਵੀ ਸ਼ਾਨਦਾਰ ਗੱਲਬਾਤ, ਪ੍ਰਬੰਧ ਅਤੇ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਹੱਲ ਕਰਨ ਦੀ ਯੋਗਤਾ।
- ਬੱਚਿਆਂ ਅਤੇ ਪਰਿਵਾਰਾਂ ਨਾਲ ਨਿੱਘ ਅਤੇ ਸੱਚਾ ਧੀਰਜ।
- Medicaid / Denti-Cal ਦਾ ਤਜਰਬਾ ਇੱਕ ਵਾਧੂ ਖੂਬੀ ਹੈ, ਪਰ ਲਾਜ਼ਮੀ ਨਹੀਂ।
Kids2Dentist ਕਿਉਂ
ਅਸੀਂ ਬੱਚਿਆਂ ਉੱਤੇ ਕੇਂਦਰਿਤ ਗਰੁੱਪ ਹਾਂ ਜਿਸ ਨੂੰ ਬੱਚਿਆਂ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੀ ਭੱਜ-ਦੌੜ ਅਤੇ ਖੁਸ਼ੀ ਸੱਚਮੁੱਚ ਚੰਗੀ ਲੱਗਦੀ ਹੈ। ਅਸੀਂ ਸਾਰੀ ਸੈਂਟਰਲ ਵੈਲੀ ਵਿੱਚ ਵੱਧ ਰਹੇ ਹਾਂ, ਜਿਸ ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਵੱਡੀ ਲੀਡਰਸ਼ਿਪ ਭੂਮਿਕਾ ਵੱਲ ਵਧਣ ਦੀ ਅਸਲ ਗੁੰਜਾਇਸ਼। HR, ਤਨਖ਼ਾਹ ਅਤੇ ਨਿਯਮ-ਪਾਲਣਾ ਲਈ ਤੁਹਾਡੇ ਪਿੱਛੇ ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਟੀਮ ਦੀ ਹਮਾਇਤ ਹੋਵੇਗੀ, ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਭ ਕੁਝ ਇਕੱਲਿਆਂ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਆਪਣੇ ਦਫ਼ਤਰ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਅਗਵਾਈ ਕਰ ਸਕੋ।
ਫੁੱਲ-ਟਾਈਮ (full-time)। ਸੋਮਵਾਰ ਤੋਂ ਸ਼ੁੱਕਰਵਾਰ, ਸਵੇਰੇ 9:00 ਵਜੇ ਤੋਂ ਸ਼ਾਮ 6:00 ਵਜੇ ਤੱਕ। ਸ਼ਨੀਵਾਰ ਸਵੇਰੇ 8:00 ਵਜੇ ਤੋਂ ਦੁਪਹਿਰ 3:00 ਵਜੇ ਤੱਕ, ਆਮ ਤੌਰ ਉੱਤੇ ਮਹੀਨੇ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਜਾਂ ਦੋ ਸ਼ਨੀਵਾਰ।
ਆਪਣਾ ਰਿਜ਼ਿਊਮੇ ਭੇਜੋ ਅਤੇ ਸਾਨੂੰ ਕਿਸੇ ਅਜਿਹੇ ਦਫ਼ਤਰ ਜਾਂ ਟੀਮ ਬਾਰੇ ਦੱਸੋ ਜਿਸ ਦੀ ਤੁਸੀਂ ਅਗਵਾਈ ਕੀਤੀ ਹੋਵੇ, ਅਤੇ ਇਹ ਵੀ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਿਸ ਗੱਲ ਉੱਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਮਾਣ ਹੈ। ਅਸੀਂ ਹੁਣੇ ਭਰਤੀ ਕਰ ਰਹੇ ਹਾਂ।
ਹੁਣੇ ਅਰਜ਼ੀ ਦਿਓ
ਸਾਨੂੰ ਆਪਣੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਅਤੇ ਰੈਜ਼ਿਊਮੇ ਭੇਜੋ। ਹਰ ਅਰਜ਼ੀ ਈਮੇਲ ਰਾਹੀਂ ਸਾਡੀ ਭਰਤੀ ਟੀਮ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚਦੀ ਹੈ।